Reisekosten-Rechner 2026
Urlaub Budget planen
Foto: Joseph Barrientos auf Unsplash
Bei beruflich veranlassten Dienstreisen können neben den tatsächlichen Fahrt- und Übernachtungskosten auch Verpflegungsmehraufwendungen als Pauschale geltend gemacht werden — diese sind gestaffelt nach Abwesenheitsdauer und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder alternativ vom Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten abgesetzt werden.
Die Pauschalen sind bewusst pauschal gehalten, um den administrativen Aufwand für Einzelbelege bei Verpflegung zu vermeiden — tatsächliche Verpflegungskosten müssen daher nicht einzeln nachgewiesen werden.
| Transport (Flug/Bahn) | — |
| Unterkunft | — |
| Verpflegung | — |
| Aktivitäten | — |
| Reiseversicherung | — |
| Puffer (10%) | — |
| Gesamt | — |
📊 Rechenbeispiel: Europa · 10 Tage · 2 Personen · Mittel
Verpflegungspauschalen im Detail
Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden am An-/Abreisetag oder eintägigen Reisen: 14 €. Bei ganztägiger Abwesenheit an mehrtägigen Reisen: 28 € pro vollem Kalendertag. Diese Beträge können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn keine Erstattung erfolgt.
Rechenbeispiel
3-tägige Dienstreise (1 Anreisetag, 1 voller Tag, 1 Abreisetag): An-/Abreisetag je 14 € (2× 14 € = 28 €) + voller Tag 28 € = insgesamt 56 € Verpflegungspauschale für die gesamte Reise.
⚠️ Häufige Fehler
🔍 Sonderfälle
Gestellte Mahlzeiten: Wird während der Dienstreise vom Arbeitgeber eine Mahlzeit gestellt (z.B. im Hotel inklusive), wird die Pauschale entsprechend gekürzt.
Auslandsreisen: Für Reisen ins Ausland gelten länderspezifisch abweichende, oft höhere Verpflegungspauschalen als für Inlandsreisen.
🏛️ Zuständige Behörden
§9 Abs. 4a EStG
🔗 Verwandte Rechner
Häufige Fragen
Was kostet ein Urlaub in Europa?
Pauschal (All-Inclusive Mallorca): 500–1.200 €/Person. Individualreise (Griechenland, 10 Tage): 800–1.500 €/Person. Campen Europa: 300–700 €/Person. Städtereise (3 Tage Berlin): 200–500 €/Person.
Wie spare ich beim Urlaub?
Dienstag/Mittwoch fliegen (günstiger). 6–12 Wochen voraus buchen (Flug). Letztverfügungs-Deals: 2–4 Wochen vorher. Skyscanner, Google Flights: Vergleichen. Off-Season: Mai/Oktober statt Juli/August. Unterkunft: AirBnB, Ferienwohnung oft günstiger.
Brauche ich eine Reiseversicherung?
Europa (EU): EHIC-Karte reicht für medizinische Grundversorgung. Trotzdem empfohlen: Reiserücktritt (teuer bei Storno), Reisegepäck, Reisehaftpflicht. Außerhalb EU: Auslandskrankenversicherung unbedingt! Rücktransport kann 10.000+ € kosten.
Was sind versteckte Urlaubskosten?
Gepäckgebühren bei Billigfliegern (20–60 €/Weg). Airport-Parkplatz (10–30 €/Tag). Transfers (20–80 €). Währungsumtausch (3–5%). Trinkgeld-Kultur (USA: 15–20%). Einreisevisa (USA ESTA: 21 €). Roaming-Gebühren (EU: frei, sonst teuer).
Muss ich Belege für die Verpflegung während der Dienstreise sammeln?
Nein, das ist der Vorteil der Verpflegungspauschale — sie wird unabhängig von den tatsächlichen Kosten pauschal nach Abwesenheitsdauer angesetzt, ohne dass einzelne Restaurant- oder Einkaufsbelege gesammelt werden müssen. Dies vereinfacht die Abrechnung erheblich gegenüber einer Einzelkostenerstattung.