Verpflegungsmehraufwand-Rechner 2026
Spesen berechnen
Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) entschädigt Arbeitnehmer für höhere Verpflegungskosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten. 2026 beträgt die Tagespauschale 14 € bei 8–24 Stunden Abwesenheit und 28 € bei mehr als 24 Stunden. Diese Beträge können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Die Pauschalen gelten ohne Belegpflicht — es müssen keine Quittungen gesammelt werden. An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen zählen jeweils mit der 14 €-Pauschale. Übernachtungskosten werden gesondert abgerechnet und brauchen einen Beleg (Hotelrechnung). Bei Mahlzeiten auf Kosten des Arbeitgebers werden die Pauschalen gekürzt: Frühstück −20%, Mittagessen −40%, Abendessen −40%.
Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Pauschalen — diese sind deutlich höher als die Inlandspauschalen. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich die Auslandspauschalen für alle relevanten Länder (BMF-Schreiben). Wer häufig ins Ausland reist, sollte diese unbedingt nutzen.
| Abwesenheitsart | — |
| VMA brutto | — |
| Mahlzeitenkürzung | — |
| VMA nach Kürzung | — |
| Steuerersparnis (als WK) | — |
📊 Rechenbeispiel: 3-tägige Dienstreise (Montag bis Mittwoch)
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Häufige Fragen
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der VMA entschädigt für höhere Kosten der Verpflegung auf Reisen. Die Pauschalen betragen: Unter 8 Stunden: 0 € (kein Anspruch). 8–24 Stunden: 14 €. Über 24 Stunden: 28 €. An- und Abreisetage: je 14 €. Die Beträge können ohne Belege geltend gemacht werden.
Kann der Arbeitgeber mehr als die Pauschale erstatten?
Ja — aber der Überschuss über die Pauschalen ist steuerpflichtig. Erstattet der AG 40 € für einen Reisetag statt 28 €, sind die 12 € Unterschied steuerpflichtig. Der AG kann die steuerfreien Beträge (28 €) auch auf Zahlungen anderer Arbeitgeber an denselben AN anrechnen lassen.
Werden die Pauschalen um Mahlzeiten gekürzt?
Ja, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt oder bezahlt: Frühstück: −20% (−5,60 €). Mittagessen: −40% (−11,20 €). Abendessen: −40% (−11,20 €). Vollpension: −100% (0 €). Die Kürzung gilt auch wenn Mahlzeiten als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Was gilt für Auslandsdienstreisen?
Für Auslandsdienstreisen gelten höhere länderspezifische Pauschalen. Beispiele 2026: USA: 65 $ · Frankreich: 48 € · Schweiz: 93 CHF · Japan: 95 €. Diese werden jährlich im BMF-Schreiben veröffentlicht. Bei Mischreisen (Inland + Ausland) gilt das Land wo der überwiegende Teil der Reise stattfindet.